Ventas

Entra en Ventas > Facturas. Arriba ves cuatro resúmenes y debajo la tabla con todas tus facturas del periodo elegido.

Los cuatro resúmenes

Pestañas de estado

Sobre la tabla tienes cinco pestañas con el número de facturas de cada grupo: Todas, Sin cobrar, Vencidas, Cobradas y Sin vencimientos (facturas que no tienen ningún vencimiento que cobrar).

Buscar, filtrar y ordenar

• Buscador: escribe un número de factura, el nombre del cliente, su NIF o la referencia y la tabla se filtra al momento.
• Filtros: por cliente, por importe total (mínimo y máximo) y por Verifactu (registrada o pendiente). Los filtros activos se ven como etiquetas bajo la barra y se quitan con un clic.
• Periodo: el selector de fechas de la derecha. Por defecto son los últimos 12 meses. Si buscas algo que no sale, amplía el periodo.
• Ordenar: pulsa el título de una columna (número, cliente, base, total, vencimiento).
• Exportar: el icono de descarga guarda en CSV lo que ves en la tabla.
• Columnas: el icono de columnas te deja mostrar u ocultar columnas como NIF, etiquetas, IVA, IRPF o Verifactu. «Restablecer» vuelve a la vista inicial.

Qué significa cada estado

En cada fila, el lápiz abre la factura para editarla y los tres puntos despliegan más acciones: vista previa y envío, abrir, Verifactu, copiar y eliminar.

1. Pulsa Crear factura (arriba a la derecha del listado) o Nueva factura en la barra superior, que está disponible en todas las pantallas. El botón desplegable de la barra superior también te deja crear un presupuesto o una factura de compra.
2. Se abre la ventana Buscar organización. Escribe el nombre, el NIF o la población en el buscador y pulsa sobre el cliente de la lista.
3. Si el cliente aún no existe, pulsa Crear nueva organización, rellena razón social, CIF, dirección, código postal, población, provincia y país, indica si se aplica IVA, recargo de equivalencia o IRPF y confirma.
4. Se abre la factura en modo edición, con los datos del cliente ya puestos. Ahora añade las líneas (ver «Editar una factura»).

Abre una factura con el lápiz de su fila o pulsando sobre ella. Mientras está abierta, todo se puede cambiar y los cambios se guardan al salir de cada campo.

Barra superior

• Estado: el botón con el estado actual (por ejemplo «Pendiente») permite cerrarla o abrirla.
• Flechas: pasan a la factura anterior o siguiente.
• Vista previa y Enviar: ver el PDF y mandarlo por email (ver «Ver, enviar y descargar»).
• Guardar: guarda. En la flecha de al lado, Guardar y cerrar factura la deja cerrada en un paso.
• Más acciones (tres puntos): ver documento, factura electrónica XML o firmada (XSIG), copiar, historial de cambios y eliminar.

Pestaña Factura

• Cliente y datos: el cliente, sus impuestos y la moneda. «Editar datos» abre una ventana con serie, número, fecha, referencia del cliente, % de IRPF, moneda y los datos fiscales de ese documento (razón social, NIF, dirección, aplicar IVA, recargo de equivalencia). Esos datos se guardan en la factura, no cambian la ficha del cliente. «Cambiar cliente» sustituye al cliente mientras la factura esté abierta.
• Líneas: «Añadir producto» busca en tu catálogo. El desplegable de al lado permite añadir también un texto libre o un salto de página. Cantidad, precio y descuento se guardan al salir del campo.
• Forma de cobro: elige entre las que tienes en Configuración, o «Personalizada» y escribe tú la descripción.
• Vencimiento: elige el plazo (por ejemplo, 30 días) y la fecha de vencimiento se calcula; también puedes escribirla a mano.

Columna derecha

• Resumen: base, IVA, recargo, IRPF y total, con el detalle de IVA por tipo. Si la factura tiene vencimientos, verás una barra con lo cobrado y lo pendiente.
• Contacto: la persona de contacto del cliente para este documento. Crear un contacto nuevo desde aquí es una función PRO.
• Etiquetas: para clasificar la factura y filtrar después.
• Documentación relacionada: adjuntar y guardar ficheros de esta factura (ver nota de abajo).

Otras pestañas

• Factura electrónica: datos para clientes que exigen factura electrónica a la Administración: si el cliente es jurídica o física, los centros administrativos (órgano gestor, órgano tramitador y órgano contable, que se buscan en el Directorio de organismos de FACe) y los datos de contrato (inicio, fin y fecha del contrato, texto legal, número de pedido, de contrato y de expediente). Si no facturas a la Administración, déjala en blanco.
• Notas y actividad: las observaciones en la factura (las ve el cliente, salen al final del PDF), las notas internas (solo las ve tu equipo, con Añadir nota) y la actividad: quién ha cambiado qué y cuándo, con el historial de cambios.

Una factura tiene dos "vidas" que conviene distinguir: si está abierta o cerrada (si se puede editar) y si está cobrada (si ya te han pagado).

Abierta y cerrada

• Abierta: se puede editar. Úsala mientras preparas la factura.
• Cerrada: queda protegida contra cambios. Es el estado de una factura ya emitida. Para registrar cobros, la factura debe estar cerrada.
• Para cerrarla: botón de estado en la edición, o Guardar y cerrar factura, o desde el listado (menú del estado de la fila).
• Para volver a editarla: Abrir factura desde ese mismo menú.
• Solo se pueden eliminar facturas abiertas.

Cobrada

En el listado, pulsa el estado de una fila y elige Marcar como cobrada: se marcan como cobrados todos los vencimientos pendientes y la factura pasa a «Cobrada».

Enviada

La columna Enviada del listado muestra si la factura se ha enviado por email desde Nublar. Si la mandaste por otra vía (WhatsApp, entrega en mano), elige Marcar como enviada en el menú del estado de esa fila: queda anotada como marca manual. Quitar marca de enviada solo borra esa marca manual, nunca un envío real por email.

Con PRO, cada factura cerrada tiene una tarjeta Cobros en su pantalla de edición:

• Una barra muestra lo cobrado y lo pendiente.
• Registrar cobro: indica el importe (Nublar propone lo pendiente; cámbialo si es un cobro parcial), la fecha y la cuenta o forma de cobro. Cuando el total cobrado alcanza el de la factura, pasa a «Cobrada».
• Cada cobro registrado aparece en una lista con su importe, fecha y forma. El aspa lo quita si te equivocaste.
• Si la factura tiene varios vencimientos, eliges a cuál corresponde el cobro y cada uno muestra su estado.
• Marcar impagado deja un vencimiento como impagado y Volver a pendiente lo recupera.

Los vencimientos múltiples se crean en la edición de la factura, en la tarjeta «Vencimiento» (Añadir múltiples vencimientos). Todos los vencimientos de tus facturas se consultan juntos en Financiero > Cartera de efectos.

• Vista previa y envío: en el menú de tres puntos de una fila del listado, o con el botón Vista previa de la edición. Se abre el PDF tal como lo verá tu cliente.
• Enviar por email: el botón Enviar de la edición abre la ventana «Envío documento email». Elige la plantilla de email (las gestionas en Configuración > Emails predefinidos), escribe el destinatario en Para (con mostrar cc/cco añades copias), revisa el asunto y el texto, que puedes editar, y comprueba que lleva 1 documento adjunto. Previsualizar documento muestra el PDF y Enviar manda el correo.
• Factura electrónica XML y XSIG: en «Más acciones» de la edición puedes obtener la factura en formato electrónico (XML) o firmada (XSIG), necesaria si facturas a la Administración. Tienes la guía completa en «Factura electrónica».
• Copiar: crea una factura nueva a partir de otra. Elige el cliente de la copia y se abre lista para editar.
• Historial de cambios: muestra quién cambió qué y cuándo en esa factura.

Marca la casilla de cada documento (o la de la cabecera para marcar todos los visibles). Aparece una barra con el número de seleccionados y estas acciones:

• Cambiar de estado. En facturas: cerrar, abrir, marcar como cobradas, marcar como enviadas o quitar la marca de enviada. En presupuestos: pendiente, aceptado o rechazado. Solo se cambian los documentos a los que aplica la acción. «Marcar como cobradas» cobra todos sus vencimientos pendientes y te pide confirmación.
• Copiar: crea una copia de cada documento marcado.
• Enviar a Verifactu (solo facturas).
• Eliminar: pide confirmación antes de borrar. En el menú de cada fila, «Eliminar» solo aparece en los documentos abiertos.
• Cancelar: desmarca todo.

Entra en Ventas > Presupuestos. Funciona igual que el listado de facturas (buscador, filtros, periodo, exportar y columnas), con estos resúmenes:

Pestañas y estados

Para cambiar un estado, pulsa el estado de la fila y elige Pendiente, Aceptado o Rechazado.

Seguimiento con banderas

La primera columna de la tabla es una bandera de seguimiento. Púlsala y elige un color (rojo, naranja, amarillo, verde, azul, morado o «Completado») para marcar presupuestos que quieres recordar. En Filtros puedes ver solo los marcados. «Quitar marca» la borra.

Crear un presupuesto es igual que crear una factura: Crear presupuesto en el listado (o Nuevo presupuesto en el desplegable de la barra superior), eliges el cliente y añades las líneas. La edición es como la de una factura (cliente, líneas, forma de cobro, resumen, contacto, etiquetas y documentos), pero con solo dos pestañas: Presupuesto y Notas y actividad. No lleva factura electrónica ni cobros.

Junto al número y la fecha verás Válido hasta: la fecha hasta la que el presupuesto es válido. Si pasa esa fecha sin respuesta, el presupuesto se marca como Caducado en el listado.

Dentro del presupuesto, el menú Más acciones (tres puntos) ofrece:

• Ver documento: el PDF del presupuesto.
• Convertir en factura: crea una factura con las líneas del presupuesto. El presupuesto pasa a «Facturado».
• Copiar: duplica el presupuesto para otro cliente o para una variante.
• Convertir en oportunidad: lo lleva a un funnel de ventas para hacerle seguimiento.
• Historial de cambios y Eliminar.

Con el botón de la flecha junto a Guardar tienes Guardar y marcar como aceptado, que deja el presupuesto aceptado en un solo paso.